В данном контексте значительную роль играет внутренний ресурс человека, который обращается с просьбой. Если вы подберете самые корректные слова, но энергетика вашей просьбы будет восприниматься как требование, собеседник обязательно воспримет это именно так. Это подчеркивает важность не только правильного формулирования, но и внутреннего настроя при общении.
Письмо-просьба
Письмо-просьба – это один из часто встречающихся форматов деловой переписки. В бизнес-среде такие письма активно используются, когда представители одной компании обращаются к другой с просьбой о выполнении какой-либо услуги или предоставлении информации. Письма-просьбы применяются в разнообразных ситуациях, например, когда необходимо получить информацию о продукции, запросить образцы товаров, организовать встречу с командировочным, согласовать совместные действия и т.п.
Мы предлагаем вашему вниманию шаблон для скачивания, который может помочь в составлении таких писем:
- Шаблон и пример
- Онлайн просмотр
- Бесплатная загрузка
- Безопасно
Правила составления письма-просьбы
Следует отметить, что письмо-просьба не имеет единого стандартного образца, но при этом оно остается формой официального документа. Именно поэтому при его написании рекомендуется придерживаться определенных правил, установленных нормами делопроизводства и деловой этики. Письмо может быть адресовано как группе людей – менеджерам, бухгалтером, юристам и т.д., так и конкретному лицу.
В содержании такого письма должны присутствовать вводная часть, которая включает в себя:
- информацию о компании-отправителе и о компании, получающей просьбу;
- причину обращения (например, в связи с задержкой, в результате какого-либо события и т.д.);
- ссылаясь на основание обращения (например, на основании устного соглашения, результатов прошедших переговоров или телефонного общения и т.д.);
- цель письма (например, для решения конкретного вопроса, для предотвращения конфликта, с целью устранения нарушений и т.п.).
После этого идет основная часть, в которой содержится сама просьба. Ее следует формулировать с использованием производных форм от глагола «просить» (например, «просим вас», «обращаемся с просьбой» и т.д.). Поскольку данное послание всегда является ходатайством о какой-либо услуге, оно должно быть написано в уважительном тоне. Хорошей практикой является предварить просьбу каким-либо комплиментом, например, отметить большой профессионализм адресата или его способности в организации.
Если в письме содержится несколько просьб, рекомендуется выделить их отдельными пунктами или абзацами.
Существуют негласные правила бизнес-переписки, которые утверждают, что ответ на сложную, многоступенчатую просьбу может быть также отправлен в одном письме с комментариями к каждому пункту. Такой подход позволяет сократить объем документооборота и ускорить процесс чтения и обработки письма.
Если в письме необходим ответ в определенные сроки, данное требование следует корректно указать в тексте.
Обычно письма отправляют и получают секретари организаций, а в более крупных компаниях этим занимаются целые отделы. После составления или прочтения они передают документы на ознакомление руководству. Исключением являются письма с пометкой «конфиденциально» или «лично», которые передаются непосредственно адресату.
Просьба в речевом этикете
В речевом этикете просьба служит показателем тактичности и воспитанности. В противном случае существует высокая вероятность не быть услышанным и даже вызвать у собеседника негативную реакцию. Определение необходимой формулы обращения, которая может выражаться через четкие формулировки, вопросительные формы и более развернутые высказывания, зависит от множества факторов. Вот почему в различных ситуациях обращение может требовать разного уровня вежливости.
Почему просить так сложно
Многим людям тяжело обращаться с просьбами, поскольку они испытывают эмоциональный дискомфорт в случае отказа. Это часто связано с детскими переживаниями, которые оставили отпечаток в сознании. Вспомните, как часто в детстве вам не разрешали что-то сделать, и вы не переживали о последствиях такого отказа. Вероятно, это происходило очень редко. В результате формируется установка, что отказать нам сложно, и проще согласиться, даже если не хочется выполнять чужой запрос. Поскольку мы сами не умеем говорить «нет», принимать отказ от других становится значительно труднее.
В нашей культуре не принято открыто демонстрировать свои потребности. Существует общее мнение, что обращаться с просьбой неловко. Поэтому, как правильно просить, никто нас не обучает.
Кроме того, даже незначительная просьба, в которой вы получили отказ, может восприниматься как отвержение вашей личности. Например, если ваш друг не согласился пообедать с вами, в голове могут возникнуть мысли о том, что вы ему неприятны. Однако реальная причина может быть совершенно другой: у него может быть другая запланированная встреча или плохое самочувствие. Возможно, на другое время он с удовольствием принял бы вашу просьбу.
Как просить о помощи
Каждый человек стремится избегать стресса. Поэтому даже если ваша ситуация серьезная, не стоит создавать стрессовые моменты для других. Не следует приходить в состоянии паники и тревоги, призывая к жалости. Если это не экстренная ситуация, то лучше подготовиться. Хорошо обдумайте свои эмоции, соберитесь с мыслями и успокойтесь перед тем, как просить о помощи.
Ваша задача – четко и внятно объяснить, что произошло, почему вам нужна помощь и что именно должна сделать другая сторона, а главное — почему именно к ней вы обращаетесь. Объясняйте спокойно, избегайте паники и волнительного поведения.
Такой подход позволит вашему собеседнику понять ситуацию и предоставит ему право принимать решение с учетом всей информации. У вашего собеседника появится возможность проявить empathию и почувствовать свою значимость в этой ситуации. Людям чаще всего проще помочь уравновешенному и адекватному человеку.
Подумайте, как четко вы формулируете свою просьбу. Порой человеку приходится несколько раз спрашивать для того, чтобы понять, о чем идет речь и что именно хотели бы получить от него.
Например, просьба «Мне нужна твоя помощь!» может быть слишком неопределенной. Ответить на просьбу «Поможешь мне?» также не всегда легко. Прежде чем обратиться, подумайте, сможет ли человек выполнить вашу просьбу. Если шансов на положительный ответ нет, не ставьте его в неловкое положение. Отказ может вызвать неприятные ощущения, и вы рискуете вызвать у себя определенные психологические барьеры на будущее.
Не стоит беспокоить человека, если данная тема не очень важна для вас или если не получите от этого особой пользы. Оценивайте детали, прежде чем обращаться за помощью.
При формулировании просьбы избегайте повелительных конструкций. Никто ни перед кем не должен выполнять ваши требования, даже если это ваши близкие. Вы обращаетесь с просьбой и надеетесь на помощь, но не требуете ее.
Это должна быть просьба, озвученная корректно и вежливо. Такой подход предоставляет максимальную вероятность получить согласие. Принуждение всегда вызывает внутренний протест и сопротивление.
Если вам не отказали
Если ваша просьба была выполнена и вам помогли, не забудьте выразить свою благодарность и рассказать о результатах оказанной помощи.
Важно сохранять вежливость не только в момент обращения, но также и в последующих взаимодействиях. Часто бывает так, что люди исчезают после оказания помощи и не делятся с окружающими, как именно разрешилась ситуация.
Хотя вы не обязаны это делать, вашему помощнику будет приятно узнать, как именно он помог. Это также позволит вам расширить ваши связи и превратит будущие обращения в более естественные и легкие шаги.
Как научиться просить помощи: общие советы
Мысли и убеждения часто могут выступать основными барьерами, мешающими произнести простую фразу «Помоги мне, пожалуйста!». Люди склонны полагать, что близкие должны сами понимать, когда им нужна помощь, что просьба о помощи – это признаваемая несостоятельность, и что вещи, сделанные с чьей-либо помощью, не принесут желаемого удовольствия. Таких убеждений может быть много, и важно вовремя начать с ними работать.
Чтобы избавиться от негативных установок, выполните следующее упражнение: возьмите лист и запишите все ограничивающие убеждения по этой теме, а затем переработайте их в позитивные формулировки. Например, поменяйте «Я убежден, что обращаться за помощью могут только слабые люди» на «Я уверен, что умение просить помощь – это признак силы и уверенности».
Обращайте внимание на то, как вы реагируете, когда другие предлагают помочь. Часто вы можете сказать «Спасибо, не нужно» без должного размышления. Однако за этой фразой могут скрываться забота о вашем времени, страх потерять уважение и беспокойство о том, как вас воспримут окружающие. Посмотрите на ситуацию с другой стороны: человеку может быть приятно помочь вам, и он делает это безвозмездно.
В следующий раз, когда кто-то предложит свою помощь, постарайтесь преодолеть внутренние преграды и согласитесь. Если вы пока не готовы просить о чем-то значительном, начните с мелочей: не препятствуйте, если кто-то хочет угостить вас чаем или уступить место в общественном транспорте.
Обратите внимание: вы ведь обращаетесь за помощью к врачу, когда ваше здоровье вызывает беспокойство? Это происходит легче, поскольку речь идет о важнейшем аспекте – здоровье, и вы просите помощи у специалиста. Тот же подход применяйте в повседневной жизни: окружите себя людьми, работа которых связана с оказанием помощи – это могут быть психологи, уборщики, консультанты и т.д. Постарайтесь каждый день просить о каком-либо небольшом одолжении. Например, уточните, о чем идет речь в какой-то книге, или спросите рецепт любимого блюда.
Фраза, с которой вы начинаете просьбу, также имеет значение. Начинать со слов, содержащих обвинения – это плохая идея. Одно дело сказать: «Ты никогда мне не помогаешь!», и совершенно другое – «Мне бы хотелось, чтобы ты помог мне сделать это». Вы ощущаете разницу? Фраза должна начинаться с искреннего «я-сообщения», отражая ваше внутреннее состояние, а не проходить через призму оценок, касающихся собеседника. Например, фраза «Я считаю, что ты совсем не участвуешь в жизни нашего ребенка» может звучать обвинительно. Лучше сказать так: «Мне трудно совмещать воспитание ребенка с домашними делами, и я была бы благодарна, если бы ты мог мне помочь с этим», как советует Н. Широкова (2018).
Павел Бильский, эксперт в области личностного роста и качества жизни, рекомендует следовать некоторым принципам, которые помогут получить желаемую поддержку:
- Выберите правильного человека: если речь не идет о профессиональной помощи, то определите, кто является авторитетом для вас, кто уже имеет опыт решения подобных вопросов или, наоборот, далек от них. Такие люди способны оценить проблему с более широкой перспективы, а не лишь поверхностно.
- Просите позитивно: человек, вероятнее всего, отреагирует на уверенный тон, чем на жалобный, учитывая свою занятость. Так вы покажете, что знаете, о чем говорите, и обращаетесь за помощью не на основе эмоций, а с холодным расчетом.
- Будьте четки в изложении мысли: чем яснее вы опишите суть вопроса, тем эффективнее будет результат. Сообщите, какие варианты вы уже рассмотрели и почему они не подошли, предложите свои возможные пути решения проблемы и расскажите, чего вам не хватает для их реализации. Так вы продемонстрируете, что цените время вашего помощника и не задаете вопрос ради пустого любопытства.
- Четко определите, какая помощь вам нужна: важно заранее понимать, какая именно помощь приведет к решению вашего вопроса. Может быть, вам достаточно мнения со стороны, или нужен наставник, работающий с вами на протяжении всего процесса.
- Укажите, как вы планируете использовать совет: подчеркните, почему именно этот человек может помочь вам. Причины могут быть разные: вы считаете его мнение ценным или хотите сравнить его с рекомендациями других. Скажите, что вы взяли из его совета и как это намерены использовать на практике.
- Выражайте благодарность: даже для самых доброжелательных людей приятно получать ответную благодарность за оказанную помощь. Важно, что это может быть не только какая-то материальная компенсация, но и простое «Спасибо!» с несколькими приятными словами.
- Расскажите о результатах: знать, что ваша помощь очень помогла достичь желаемого, всегда приятно. Расскажите, как завершилась ситуация, и поделитесь своими инсайтами, рекомендует П. Бильский (2020).
А как просить о помощи коллег?
Существует распространенное представление, что отличные результаты – это ключевой фактор к карьерному продвижению. Однако не менее важным является умение обращаться за советом и ресурсами. Полагаться на то, что коллеги сами заметят вашу нужду в помощи, не стоит. Исследования показывают, что от 75 до 90% случаев оказания помощи — это ответ на просьбу.
Ванесса Бонс, профессор Корнеллского университета, установила, что незнакомые люди на 48% чаще откликаются на просьбы о помощи, а швейцарские ученые обнаружили, что те, кто тратит небольшие средства на других, ощущают себя более счастливыми, чем когда тратят на себя. Исходя из этого, можно сделать вывод: если вы хотите получить помощь, сосредоточьтесь на человеке, который вам нужен. Избегайте извинительных предложений типа «Мне так неловко вас беспокоить» или «Извините, можно ли попросить о помощи…». Не ставьте людей в трудное положение и не создавайте у них негативное предвкушение вашей просьбы.
Не следует акцентировать внимание на взаимных обязательствах («В другой раз я тебе помогу») и не уменьшайте важность своей просьбы («В общем, я редко прошу о помощи, но сейчас…»). В таком случае создается впечатление, что ваша просьба не критична.
Хайди Грант, социальный психолог и эксперт по мотивации, выделила три основных ключа для получения отклика от окружающих:
- Создайте чувство единства: дайте понять собеседнику, что вы находитесь на одной стороне. Каждый человек стремится относиться к какой-либо социальной группе, поэтому можно использовать этот факт в своих интересах. Исследования также показывают, что простое упоминание слова «вместе» значительно мотивирует. Участников эксперимента рассаживали по разным комнатам и давали одно и то же задание. Одним говорили, что другие тоже работают над ним, а другим сообщали, что они трудятся в одиночку. Как результат, группы, осведомленные о командной работе, трудились на 48% дольше и эффективнее.
- Создайте положительный имидж: напомните коллеге, что он играл важную роль и его качество профессионала предоставляют ему уникальные возможности для оказания поддержки. Исследования показывают, что люди охотнее откликаются на просьбы о помощи, когда их просят не просто помочь, а «пожертвовать» щедро.
- Благодарность и возврат: недавняя статистика компании Boomerang показала, что письма, заканчивающиеся фразой «Заранее благодарен», получают больше откликов. Благодарность еще до оказания помощи побуждает к действиям. Наличие информации о том, что помощь привела к успешному результату, также служит дополнительной мотивацией. Уточните, почему именно этот человек так важен в вашем обращении, и напомните о его прошлых достижениях.
Кроме того, если вы сможете предоставить людям возможность выбора в том, как именно вам помочь, сделайте это. Возможно, ваши взгляды на решение проблемы различаются, и ваши помощники могут представить более эффективный способ ее решения, как заметила Хайди Грант в 2018 году.
В дополнение к вышеизложенным советам рекомендуем посмотреть видео, из которого вы узнаете дополнительные методы, которые помогут вам добиться положительного результата на вашу просьбу:
Дайте человеку время подумать
Согласие помочь — это ответственность, которую нелегко взять на себя. Человеку нужно сначала обдумать, найдется ли у него время, есть ли силы и возможность, и удобно ли это для него.
Не дав человеку время оценить свои ресурсы, он скорее всего откажет, чтобы избежать лишних обязательств. Просить помощь – всегда немного неловко, поэтому возникает желание как можно скорее получить ответ и определиться с планами.
Тем не менее дайте человеку время подумать и сообщите, что это возможно: «Если тебе нужно подумать, я готов подождать! Сможешь ли ответить завтра?» Это несложно, только не забудьте включить в свои планы еще один день ожидания ответа.
Спокойно принимайте любой отказ
Наконец, одной из причин, почему просить так сложно, является страх отказа. Часто отказы приходят без должной деликатности.
Некоторые оценят вашу просьбу как «проявление наглости», другие могут упрекнуть: «Как твои запросы могут быть такими высокими?» или перейдут на личности и скажут: «Ну что ж, видно, ты очень предприимчив, раз задумываешь, как все реализовать бесплатно!» Даже если слова не произнесены, мимика и жесты уже могут об этом сказать.
Тем не менее, каждый имеет право просить о чем угодно, ведь за простую просьбу, как говорится, не берут денег. А вот как просьбы воспринимаются другими – это уже вопрос.
Примером может служить обсуждение на форуме любителей корги, где женщина заявила, что хочет завести корги и готова принять его в дар. Comentарии пользователей форума возмущались: «Да вы знаете, сколько стоит корги?!» – писали собаководы.
Поэтому, высказывая просьбу, будьте готовы к различным реакциям. В ответ на отказ не стоит расстраиваться: «Хорошо, я тебя понял.» Это будет уместно и вежливо.
К счастью, подобная реакция часто наблюдается среди посторонних. Близкие люди, как правило, реагируют на наши просьбы более спокойно, даже если речь идет о небольших капризах.
