10 советов для тех, кто ничего не успевает

После этого важно определить приоритеты для задач: что следует выполнить в первую очередь, а что можно отложить. Для наглядности нарисуйте большой квадрат, как показано на картинке, и разместите ваши задачи в соответствующих секциях.

Ничего не успеваю – что делать, когда надоело винить себя за неумение управлять временем

Современное равновесие и психическое благополучие человека XXI века все чаще подрываются из-за непрекращающегося давления сроков, постоянного спешки и переполненных планировщиков, заполненных просроченными задачами. «Ничего не успеваю» — это горькая реальность, которая может привести к эмоциональному и профессиональному выгоранию, тревожным состояниям и нервному истощению. В данной статье Академия социальных технологий делится методами, которые помогут превратить привычку успевать в норму вашей жизни, научиться находить время для себя и объясняет, почему ощущение нехватки времени опасно для здоровья.

Почему может не хватать времени

Наши сутки действительно наполнены часами, однако иногда недостаточная дисциплина или неумение расставлять приоритеты ведут к тому, что кажется, что времени не хватает и ничего не удается выполнить. Проверьте себя на наличие следующих ошибок в организации времени. Если положительных ответов окажется больше, чем отрицательных, вам стоит начать осваивать навыки эффективного управления временем.

1. Поздние подъемы. Стремитесь просыпаться раньше — в утренние часы человек более продуктивен, что дает возможность выполнить больше задач. Например, если ваш рабочий день начинается в 9:00, то пробуждение в 6:00 подарит вам несколько дополнительных часов, которые вы сможете потратить на уборку, занятия хобби или спортом. Следует придерживаться правила ранних подъемов даже в выходные — именно в это время часто нужно решать домашние дела. Вставая пораньше в субботу, воскресенье и даже в праздничные дни, вы получите больше времени для общения с друзьями, семейного досуга, отдыха и любимых занятий.
2. Стремление делать слишком много. Давайте будем реалистами. Чем насыщеннее ваш график, тем больше нагруженности вы ощущаете, и, как ни странно, тем меньше успеваете сделать. Поэтому стоит снизить требования к себе: некоторые задачи требуют больше времени, чем вы ожидаете. Проведите ревизию дел и трезво оцените их объем. Лучше отложите менее срочные дела на несколько дней вперед — это поможет избежать угрызений совести за невыполнение плана.
3. Многозадачность и постоянное переключение задач. Напротив распространенного мнения, попытка выполнять несколько заданий одновременно снижает эффективность и увеличивает общее время, необходимое для завершения каждой задачи. Такой подход не экономит время, а наоборот, оно уходит впустую, как и ваши силы, которые истощаются быстрее. Многозадачность делает вас «выжатым», и вам не останется желания возвращаться к другим намеченным делам.
4. Отсутствие навыков управления временем. Люди, использующие тайм-менеджмент, учатся более разумно распределять свое время. Выберите подходящую стратегию управления временем, начните следовать основным принципам и постарайтесь выявить, на чем именно вы теряете время, что можно оптимизировать, а что делегировать другим.
5. Игнорирование потребности организма в отдыхе. Невыспавшийся человек менее активен и бодр, поэтому после бессонной ночи сосредоточиться на задачах становится сложнее. Это ведет к прокрастинации, нежеланию действовать и чрезмерной самокритике. Время для отдыха должно быть приоритетом: даже не пытайтесь заменить дополнительные часы сна, поход в кино или встречу с близкими работой — скорее всего, вы не сможете продвинуться в выполнении задач. Не откладывайте уход за собой и заботу о физическом и психическом здоровье — это важно и стоит времени!
6. Излишняя фиксация на времени. Ощущение, что вам нужно больше времени на выполнение дел, чем вы планировали, лишь усугубляет тревожность. Перестаньте постоянно смотреть на часы, чтобы оценить свой прогресс и думать о следующей задаче, которую нужно выполнить. Это только усугубляет ваше беспокойное состояние. Сфокусируйтесь на конечном результате и старайтесь наслаждаться процессом работы, а не сожалеть о потраченном времени. Главное — качественно выполнить задачи, а не спешить с их выполнением.

Проанализируйте, на что уходит ваше время

В любом, даже в самый обычный день, фиксируйте (записывайте, запоминайте на диктофон, снимайте фото часов или таймера) реальное время, которое вы тратите на различные дела.

☝ Важно: Вам не нужно «прикидываться лучше» — здесь крайне важно честно отмечать, сколько минут и часов вы тратите на каждую задачу.

Составьте таблицу и упорядочите пункты по убыванию: начните с того, чем вы занимались больше всего времени, и заканчивайте тем, что требует меньше всего внимания. Если что-то вообще не относится к охваченным делам, но всё же требует внимания, запишите это в самом конце.

Теперь проанализируйте, что оказалось в нижней части вашего списка:

• Семья?
• Отдых?
• Саморазвитие?
• Уход за собой?
• Спорт?
• Хобби?

Здесь комментарии излишни: это реальность нашей жизни. Но это отнюдь не значит, что ситуацию изменить невозможно!

Ищем потерянное время

Возьмите составленную таблицу и напротив каждого вида деятельности укажите желаемое время, которое вы хотели бы на него тратить.

? Что касается работы, речь идет не о желаемом, а скорее о должном. Тем не менее, стоит разбить эту задачу на части: в течение 8-часового рабочего дня у вас есть различные виды деятельности, и на некоторые может уходить больше времени, чем вы планируете, а на другие — не хватает. Проанализируйте и расставьте приоритеты.

Теперь сложите все записанные временные отрезки — часто это получается больше суток! Но не спешите паниковать — проанализируйте, и оптимизацию вы точно найдете. Рассмотрим ситуацию на примере рутинных задач.

На покупку продуктов и приготовление пищи уходит много времени. Завтраки, обеды, ужины и перекусы. А если вам предстоит готовить для большой семьи?

Начинайте искать возможности сократить временные затраты. Наша задача — не отвергать сразу неприменимые решения, а составить список возможных вариантов, чтобы затем выбрать среди них наиболее подходящие именно вам. Итак, варианты могут быть такими:

• питаться в кафе;
• заказывать еду на дом;
• покупать готовые блюда в кулинарии;
• заполнять холодильник полуфабрикатами;
• использовать кухонные гаджеты: мультиварку, аэрогриль и прочее;
• готовить запасы разом на неделю: составьте меню на семь дней, закупите необходимые продукты, приготовьте их — потратьте один выходной, но в морозильнике будет новогодний набор блюд, которые можно будет быстро разогреть;
• делегировать приготовление пищи другим членам семьи: супругу или супруге, взрослым детям, старшему поколению.

Есть также несколько вариантов для делегирования:

• распределить обязанности между членами семьи;
• нанять помощника по хозяйству;
• использовать технику для обустройства и плановой уборки (робот-пылесос, моющий пылесос, удобные инструменты для уборки);
• ввести правило минимальной уборки каждый день: по 15 минут утром и вечером, не больше! Вы удивитесь, но этого времени достаточно для поддержания чистоты в доме.
• заменить генеральную уборку на фрагментарную: разделите дом на зоны и убирайте их основательно по очереди раз в неделю. Не тратьте на это более часа. Не стремитесь довести всё до идеала — это практически невозможно.

Не делите время на рабочее и личное

Это может быть спорным советом и не подходит всем. Поскольку я работаю удаленно и люблю свою работу, у меня нет четкого разделения на «рабочий день» и «личное время». Много кто пишет, что это неправильно, но для меня такой подход отлично работает.

Я работаю по 40 минут с перерывами в 20 минут. В эти 20 минут включаю домашние дела: принимаю душ, мою посуду, убираюсь. Этот подход хорошо переключает меня с рабочего процесса и помогает сэкономить личное время на бытовые дела.

Если вдруг в середине рабочего дня я чувствую усталость или желание прогуляться — я просто иду спать или гулять. Если в субботу вечером становится ясно, что я могу улучшить графики в личном кабинете партнера, я иду и пишу техническое задание. У меня отсутствует чувство переработки или недостатка работы, я чувствую себя комфортно в этом режиме.

Я также учусь и, хотя все новые навыки я использую в своей профессиональной деятельности, нельзя сказать, что я делаю это исключительно для работы — учеба помогает мне достигать и личные цели.

При таком подходе я впервые ощутила, что перестала рассматривать работу как нечто обязательное, требующее усилий для обеспечения жизнедеятельности, а настоящую жизнь — как некое время, выставленное на «выходные».

Я стала воспринимать работу как занятие, которое мне нравится, и хочу сделать его хорошо. Это достойно того, чтобы я думала о нем не только с 9 до 18.

Такой подход позволяет мне больше успевать на работе, так как я не выхожу из рабочего процесса после 18:00, и многие задачи обрабатываю в фоновом режиме. Это также позволяет мне больше успевать в личной жизни, поскольку я интегрирую её в паузы между работой, а не жду вечера или выходных.

Итог

1. Невозможно успеть все, но можно успеть главное.

2. Расставлять приоритеты — сложно, требуются размышления и принятие рисков.

3. Если игнорировать менее приоритетные задачи — их кто-то другой выполнит или они просто будут забыты.

4. Мировая система не рухнет, если вы что-то не сделаете; можно позволить себе расслабиться.

5. Если что-то кажется неотложным, лучше отложить это до завтра. Сегодня делайте только то, что действительно запланировано на сегодняшний день.

6. Если это вам близко и есть возможность, попробуйте интегрировать работу в общую структуру своей жизни, тем самым освободив время за счет синергии.

Если вам понравилась статья — приглашаю вас в свой телеграм-канал @annakopyrneva

Я пишу о продуктах, ИТ и софт-скиллах, веря, что softskills — это наше всё, потому что роботы и искусственный интеллект скоро займут наши рабочие места.

На портале Хабр когда-то была интересная статья, где автор подробно описывал собственное психическое заболевание, предположительно начальную стадию биполярного расстройства. Начало проявлялось в невероятной работоспособности и вере в свои безграничные возможности. Это было сопровождением полной уверенности, что можно решить даже самые сложные проблемы. В конце концов, этот человек длительное время работал по 12 часов и больше, а неадекватность начали замечать только позже. Точная причина его проблем не описана, но этого оказалось достаточно, чтобы потребовать стационарного лечения.

Между тем, предполагаю, что подобная интенсивная работоспособность может наблюдаться в некоторых американских стартапах, в виде психологии коллективного энтузиазма, что можно трактовать как некий массовый психоз, в котором участвуют даже вполне адекватные люди.

Однако, наблюдая за тем, что происходит, можно заключить: когда такие работники уходят в отпуск — мир не погибает, и бизнес продолжает функционировать.

Что касается вопросов о том, рушится ли мир, я не могу утверждать, но неоднократно наблюдала, как бизнес серьезно страдает из-за отсутствия ключевых сотрудников в отпуске. Уход в отпуск руководителя без привлечения временной замены всегда приводит к беспорядку и конфликтам. Это настолько предсказуемо, что угроза пьянства на рабочем месте возрастает в такие периоды.

Замечательные наблюдения можно сделать, следя за отпуском руководителей, особенно в отделах маркетинга, продаж и технической поддержки — особенно по падению качества обслуживания и увеличению негативных отзывов в это время.

Ужасные вещи, я не сталкивалась с подобным и не могу поверить, что такое бывает. Хотя, вероятно, существует и такая реальность.
Конечно, сотрудники в отпуске могут немного расслабиться, но, чтобы всё дошло до откровенных запоев, — этого, честно говоря, я не видела.

Распределите задачи по дням

Начните планировать ваше время с малого — возьмите за опорный период одну неделю. Постепенно вы сможете перейти к долгосрочным перспективам — от месяца до года. Выделите отдельную страницу для каждого дня и распределите задачи на неделю. Вначале укажите срочные и важные задачи из первой категории, размещая их в верхней части списка.

Одной из основных ошибок новичков является попытка запланировать на день слишком много дел — например, десять задач, а выполняются только две или три. Это приводит к необходимости переноса неизполненных задач на следующий день и порождает чувство неудовлетворенности. Чтобы избежать этого, записывайте только те дела, которые вы уверены, что сможете выполнить в этот день. Для остальных составьте недельный список задач и обращайтесь к нему, когда у вас освободится время. Так, вам будет легче распределять своё время и всё завершать. Не стремитесь заполнить весь день; цель планирования — высвободить время для творчества и отдыха, эффективно организовав свои ресурсы в течение всего дня.

Найдите наставника, который поможет вам контролировать свой прогресс и нагрузку. В Домашней школе Фоксфорда вы можете попросить наставника о помощи в плане учебных задач и в составлении учебного расписания, а также получить навыки правильной организации времени.

Зафиксируйте время выполнения задач

К каждой задаче укажите примерное время выполнения — это поможет вам лучше оценивать свои ресурсы и эффективно планировать свой день. Некоторые задачи могут занимать три часа, в то время как другие потребуют всего 15 минут.

Фиксация времени помогает избежать его растягивания. Например, если вы отводите на тест по физике один час, ваш мозг старательно постарается уложиться в это время. Умение укладываться в заданные временные рамки будет очень полезно вам на экзаменах. Попробуйте использовать секундомер, чтобы натренировать свои «внутренние часы».

Отдыхайте

Чувство, что время уходит слишком быстро, нередко сигнализирует о том, что ваши ресурсы на исходе. Если вы постоянно ощущаете стресс и нехватку времени в сутках, а выходные буквально растворяются, возможно, настало время хорошо отдохнуть.

Для человеческого мозга нормально иметь периоды активности, перемежаемые умственными и физическими нагрузками. При этом в нашем мире, ориентированном на достижения, нередко забывают о важности периодов полного отдыха, когда человек сможет не думать ни о чем и не спешить. Выделите хотя бы полчаса в день для того, чтобы ничего не делать.

Не торопитесь

Стремление завершить все как можно быстрее часто приводит к ошибкам, неточностям и… неудовлетворенности своего результата. Отсутствие вовлеченности в процесс превращает любое дело в нечто принудительное, навязанное извне. Мозг воспринимает это как наказание, которое следует отбыть. Это вызывает падение мотивации, прокрастинацию в виде серфинга по социальным сетям и общее чувство скуки и подавленности. Парадоксально, но попытки сделать все быстрее ведут к тому, что время, кажется, тянется бесконечно из-за низкого уровня дофамина. Нет вовлеченности — нет положительного подкрепления для мозга. Если отсутствие удовольствия от процесса продолжится, конечный результат окажется неудовлетворительным.

Когда нет спешки, и вы подходите к повседневным задачам с вниманием и спокойствием, сосредотачиваясь на наиболее важных делах и исключая второстепенные, вы сможете значительно снизить уровень стресса. Становится возможным стать немного счастливее. Не обязательно всё успевать, и, возможно, это и не нужно. Гораздо важнее успевать делать или заниматься тем, что имеет значение для вас, не правда ли?

*Meta Platforms Inc (владелец Facebook и Instagram) — организация, признанная экстремистской, её деятельность запрещена на территории России по решению Тверского суда Москвы от 21.03.2022.